Izrada aplikacije iz Excel tablice: što s podacima

Izrada aplikacije iz Excel tablice ili starog programa projekt je u kojem su podaci, a ne ekrani, najveći dio posla. Vlasnici to obično pitaju tek kad je ponuda na stolu, a odgovor odlučuje o cijeni, roku i o tome hoće li tim sustav uopće koristiti.

Zašto su podaci glavni trošak

Ekrani se procjenjuju lako, podaci ne. U tablici koja radi pet godina nalaze se kratice koje zna samo jedna osoba, kupci upisani na tri načina i stupci kojima se značenje promijenilo 2023. O svakom slučaju netko mora odlučiti prije programiranja.

U istraživanju objavljenom u Harvard Business Reviewu 2017. 75 menadžera pregledalo je po sto vlastitih zapisa: prosječno je 47 % imalo barem jednu ozbiljnu pogrešku, a samo 3 % rezultata bilo je prihvatljivo i po najblažem kriteriju.

Četiri stvari koje provjerite prije ponude

1. Duplikati. Isti kupac ili artikl upisan dvaput, malo drukčije.
2. Isti podatak u dva formata. Datumi kao tekst i kao datum, cijene s PDV-om i bez njega, kilogrami i komadi u istom stupcu.
3. Pravila u glavama ljudi. “Ako je kupac iz Istre, popust ide ručno.” Takva pravila nigdje ne pišu i najskuplje su iznenađenje.
4. Koliko povijesti stvarno trebate. Zakonske evidencije i otvoreni računi da; zaključene ponude iz 2019. najčešće ne.

Te bilješke pošaljite uz upit; to je najkorisnija priprema kad naručujete izradu softvera po mjeri.

Prenijeti povijest ili početi od datuma prekida

Prijenos povijesti čisti i uvozi sve zapise; skuplji je i traje, ali aplikacija od prvog dana ima cijelu sliku. Datum prekida uvozi samo otvorene stavke i matične podatke (kupci, artikli, cjenik), a stara tablica ostaje arhiva samo za čitanje.

Za većinu malih projekata pobjeđuje drugi put - istom logikom kojom izrada softvera za manje projekte brani uzak opseg. U oba slučaja stari sustav nakon prelaska mora biti zaključan za unos; dok se unosi u oba, stari pobijedi.

Napuštate li stari program s bazom, odluka je složenija; razrađuje je naslijeđeni softver: migracija ili novi razvoj.

Što tražiti pri predaji

• Izvoz svih podataka u otvorenom formatu (CSV ili Excel) jednim klikom, bez posredovanja agencije.
• Dokumentiranu strukturu podataka: koja tablica što sadrži i kako su povezane.
• Zapis o uvozu: koliko je zapisa uvezeno, koliko odbačeno i zašto.

Bez toga su podaci zarobljeni kao i prije. Što još pripada vlasništvu nad sustavom opisuje čiji je softver nakon izrade.

Kada Vam nova aplikacija ne treba

Ako tablicu koristi jedna osoba, formule se ne kvare i nitko ne pita “koja je zadnja verzija”, ostanite na tablici. Znakove da ste je prerasli opisuju interni alati kada tablice nisu dovoljne, a širi izračun isplativosti izrada softvera po mjeri za male tvrtke.

Često postavljana pitanja

Moramo li sami očistiti podatke prije izrade? Ne, ali morate znati što je neuredno. Čišćenje je dio projekta ako je u opsegu od početka.

Hoćemo li izgubiti podatke pri prijenosu? Ne ako uvoz ima zapis o odbačenim redovima i ako stara tablica ostaje arhivirana.

Mogu li podaci ostati u Excelu, a aplikacija ga samo čita? Kao prijelazni korak da. Trajno ne: dva izvora istine vraćaju sve probleme koje ste htjeli riješiti.

Što s podacima na papiru i u e-pošti? Unose se ručno ili se izvlače automatski; drugi put opisuje prikupljanje podataka za tvrtke.

Koliko prijenos poskupljuje projekt? Ovisi o stanju podataka, ne o količini. Sto tisuća urednih redaka jeftinije je od tisuću neurednih.

Povezani članci

• Interni alati: kada tablice nisu dovoljne
• Naslijeđeni softver: migracija ili novi razvoj?
• Kako naručiti izradu softvera po mjeri

Imate tablicu koju svi koriste, a nitko joj ne vjeruje?

Pošaljite nam njezinu strukturu, bez povjerljivih podataka, i reći ćemo Vam što bi prijenos obuhvatio.

Javite nam se na [email protected] ili putem obrasca na našoj stranici.