Uvođenje softvera nakon izrade: zašto ga tim ne koristi

Uvođenje softvera razdoblje je od dana predaje do trenutka kad cijeli tim radi u novom sustavu i više se ne vraća starome. Kod izrade softvera po mjeri tu se najčešće gubi novac: aplikacija radi, a zaposlenici ne koriste novi program jer im je stari put brži ili sigurniji. Ovaj je tekst za vlasnika male tvrtke koji ne želi platiti sustav koji nitko ne otvara.

Zašto zaposlenici ne koriste novi softver?

Rijetko zbog lijenosti. Tri se uzroka ponavljaju:

Uzrok	Kako izgleda	Što pomaže
Sporiji je od starog načina	Unos traje dvije minute, u tablici je trajao 20 sekundi	Ispraviti softver, ne ljude
Dva sustava istodobno	”Za svaki slučaj” vodi se i stara tablica	Datum nakon kojeg se stari zaključava
Nitko nije vlasnik	Pitanja idu direktoru ili nikome	Jedna osoba po procesu

Prvi je redak najvažniji. Ako ljudi izbjegavaju alat, to je obično greška u izradi koju treba ispraviti, a ne problem discipline. Zato se buduće korisnike pita prije izrade, kao što upozoravaju pogreške pri digitalizaciji tvrtke.

Uvođenje počinje prije predaje

Uvođenje se planira u opsegu, ne u obuci. Tri stvari trebaju biti dogovorene prije posljednje faze:

• Stvarni podaci, ne probni. Tim koji prvog dana vidi svoje kupce i svoje narudžbe vjeruje sustavu. Kako se podaci prenose, opisuje izrada aplikacije iz Excel tablice.
• Datum zaključavanja starog sustava. Dok se unosi u oba, stari pobjeđuje.
• Prvi korisnici koji su sudjelovali. Dvoje ljudi koji su isprobali svaku fazu, kao u izradi softvera u fazama, postaju oni koje kolege pitaju.

Prva dva tjedna odlučuju

U prva dva tjedna nakon puštanja u rad svaka zapreka postaje razlog za povratak na staro. Izvođač u tom razdoblju treba biti dostupan isti dan, a sitne izmjene (polje više, gumb bliže, izvještaj u drugom obliku) rade se odmah, ne u sljedećoj fazi.

Prosci, tvrtka koja desetljećima istražuje upravljanje promjenama, navodi da projekti s izrazito uključenim nositeljem promjene ostvaruju ciljeve u 79 % slučajeva, a oni s izrazito neuključenim u 27 %. U maloj tvrtki nositelj ste Vi: ako vlasnik i dalje traži izvještaj iz stare tablice, tim je poruku shvatio.

Kada problem nije u uvođenju

Ponekad je softver dobar, a proces loš: novi sustav samo je otkrio da nitko ne zna tko što odobrava. Tada pomaže kratka analiza procesa, ne nova obuka. Ako je sustav prevelik za prvi korak, rješenje je manji opseg, kako objašnjava izrada softvera za manje projekte. Cijelu odluku o izradi donosi izrada softvera po mjeri za male tvrtke, a sam pojam što je razvoj softvera po mjeri.

Često postavljana pitanja

Koliko obuke treba za novi softver? Za mali sustav obično nekoliko sati po osobi, na vlastitim podacima. Ako treba više od jednog dana, pitajte zašto je sustav toliko složen.

Smijemo li neko vrijeme raditi usporedno u oba sustava? Najviše nekoliko dana, uz unaprijed određen datum zaključavanja. Dulje usporedno vođenje gotovo uvijek vraća tim na staro.

Tko treba biti vlasnik novog sustava u tvrtki? Osoba koja najviše radi u procesu, ne nužno najtehničnija. Ona skuplja primjedbe i dogovara izmjene s izvođačem.

Je li otpor zaposlenika normalan? Jest, i koristan je: primjedbe iz prvog tjedna najbolji su popis ispravaka koji ćete dobiti.

Povezani članci

• Izrada aplikacije iz Excel tablice: što s podacima
• Izrada softvera u fazama: kako podijeliti projekt
• 10 pogrešaka pri digitalizaciji tvrtki (i kako ih izbjeći)

Uveli ste novi sustav, a tim se vraća na staro?

Pošaljite nam kratak opis onoga što koristite i gdje zapinje. Vratit ćemo Vam popis onoga što bi trebalo prvo ispraviti - bez obveze.

Javite nam se na [email protected] ili putem obrasca na našoj stranici.